Бухгалтерские операции с денежными средствами являются разновидностью финансовых операций бюджетного учреждения. Кассовая дисциплина в этих случаях регулируется соответствующими нормативными документами и контролируется проверяющими органами. Основным учетными документами являются кассовая книга, приходные и расходные ордера.
Приходные, расходные ордера в одном экземпляре могут быть оформлены вручную или распечатаны при автоматизированном способе ведения бухгалтерского учета. Ордера должны быть подписаны главным бухгалтером (либо заменяющим его лицом) и зарегистрированы в журнале регистрации.
В тех случаях, когда организация осуществляет продажу товаров или выполнение работ, услуг – расчеты наличными денежными средствами должны происходить с применением кассового аппарата (учтенного в Государственном реестре ККТ) или, согласно закону, по бланкам строгой отчетности. Приходный кассовый ордер оформляется в любом случае, так как он содержит информацию о юридическом лице, № договора и др.
Выдача наличных из кассы производится с помощью расходного кассового ордера (в одном экземпляре), подписанного директором учреждения, главным бухгалтером (или заменяющими их лицами). Если деньги выдаются в подотчет сразу нескольким лицам, то выдача производится по соответствующей ведомости. В случае, когда на заявлении о выдаче в подотчет или других документах есть разрешающая подпись директора учреждения, расходный ордер не требует подписи руководителя.
Кассовая книга в ручном или электронном виде фиксирует все поступления и выдачу наличных учреждения. Она ведется в одном экземпляре, должна быть пронумерована, прошита и опечатана, с заверенным директором и главным бухгалтером количеством листов. Записи в ней копируются с помощью копировальной бумаги, то есть существуют в двух экземплярах.
Если кассовая книга ведется в электронной форме, то она должна распечатываться ежедневно. Листы должны быть сброшюрованы, прошиты помесячно. По окончании отчетного года книга заверяется подписями и опечатывается.
Для поступления в кассу необходимых для деятельности бюджетного учреждения наличных средств необходимо представлять ежеквартальную кассовую заявку в установленные сроки в Орган ФК. ОФК по заявлению бюджетного учреждения выдает чековую книжку под расписку кассиру организации. Для получения наличных денег необходимо накануне предоставить в ОФК заявку (два экземпляра) с серией, датой денежного чека, номером лицевого счета организации, целями получения средств и суммой, данными представителя, на которого выписан чек.
Для внесения наличных на лицевой счет бюджетной организации оформляется объявление на взнос наличными, где должны быть указаны источник дохода и его бюджетная классификация.
